图书馆文献资源采购工作管理办法
（修订）
第一章 总则
第一条 为加强学校文献资源采购工作的管理，规范采购程序和行为，提高资金使用效益，为教学、科研提供切实有效的文献保障，严格采购纪律，加强廉政建设，根据学校《采购管理办法》（校采〔2019〕1号）、《采购工作廉政规定》（校采〔2019〕2号）、《二级单位采购指导办法》（校采〔2019〕5号）等相关规定，结合图书馆文献资源采购工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所指文献资源采购范围
（一）纸质文献 中外文纸质图书、中外文纸质期刊、报纸。
（二）数字化文献 电子图书、电子期刊、数据库、光盘和声像资料等。
（三）文献加工 包括加工材料、加工服务等与文献相关的服务业务。
第三条 本办法适用范围
图书馆使用各类经费（除科研经费外）进行采购的文献资源项目等。
第四条 本办法中所涉及的金额，单位为人民币（其他币种应换算成人民币）。
第五条 文献资源采购工作必须严格执行各级法律法规，遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用的原则。任何单位和个人，不得以任何理由与方式干扰文献资源采购工作的正常进行。
第六条 在文献资源采购工作中，采购人员及相关人员与供应商有利益关系者必须回避。采购工作及其当事人应当接受相关职能部门实施的监督。
第二章 组织机构
第七条 成立采购工作小组（以下简称“采购小组”），组长由馆长担任，副组长由分管资源建设和采购工作副馆长担任，组员由馆内相关业务部门负责人组成。采购小组负责组织开展文献资源采购的管理和监督。文献资源采购工作中的重要事项，必须经采购小组集体讨论决定，涉及“三重一大”的采购事项应由采购小组报经图书馆党政联席会审议决定。
第八条 采购小组负责文献资源采购工作的日常管理和监督。
主要职责包括：
（一）研究制定年度文献资源采购计划，并进行论证，提出建设性意见，报请党政联席会审批。
（二）负责开展、组织协调实施文献资源采购招标具体事务性事宜，负责做好与校采购与招投标管理中心的业务对接。
（三）接收、审批文献资源采购申请，负责对资源采购方案进行专业考察和论证，提出建设性意见。
（四）对符合学校采购限额的文献资源采购申请按照有关规定负责做好采购前期准备工作；负责学校货物和服务采购限额标准以下（校采〔2019〕3号第四、五条）的文献资源采购工作。
（五）馆长（或分管资源建设副馆长）代表学校与供应商签订采购合同、廉洁协议等。
第三章 采购计划及项目确定
第九条 文献资源采购计划的制定原则
（一）文献资源采购兼顾纸质、数字化文献的购买，兼顾文献载体和使用权的购买，注重重要文献和特色资源的完整性与连续性，注重本校学科相关出版物和学术文献的收藏，提高馆藏质量，形成特色馆藏。
（二）图书馆按年度制定文献资源采购计划，在经费预算范围内，按照教育部印发的《中国教育监测与评价统计指标体系（2020年版）》（教发〔2020〕6号）教育条件保障类和教育质量类指标“生均册数”要求，确定学校每年图书采购册数，数量保持相对稳定。
（三）根据学校发展规划、学科专业建设与教学科研工作实际需要，在听取师生意见、充分论证、经费保证的基础上，逐年增加文献资源，并对文献资源进行合理的续订。
第十条 文献资源采购项目确定的程序
（一）调研 围绕学校的学科规划和专业设置，根据目前图书馆文献资源建设情况，调查读者需求，圈定适合订购的文献资源。
（二）试用 对拟新采购的数字化文献，在接收到相应行业集团采购组织或数据库商的试用通知后，经分管馆领导审批后开通试用，通过图书馆信息发布平台和学科馆员向院系读者进行通知、宣传。
（三）申请 职能部门（院、系）提出采购申请，提交至图书馆资源规划与建设部或向其备案。采购申请内容包括购置项目类别、名称、内容、预算价格、采购理由、采购方式等。
（四）评估 资源规划与建设部结合职能部门（院、系）采购申请，收集学院及读者的荐购意见，统计数字化文献试用情况，以试用效果及学院、读者、学科馆员推荐函（或邮件）等为主要依据，必要时可组织专家论证会听取专家意见，完成综合评估报告，形成推荐订购意见。
（五）根据《图书馆关于落实“三重一大”事项决策制度实施细则》（图内字〔2021〕3号）要求，在实施文献资源采购前，由分管资源建设的副馆长负责将采购方案和经费预算等情况报经图书馆党政联席会议讨论同意后方可实施采购，招标结果通报党政联席会。
（六）项目确定的审批权限
未达到学校采购与招投标限额的文献资源采购，一律由采购小组进行审批确定。
第四章 采购相关事宜
第十一条 采购方式及相关程序
（一）预算金额达到学校采购限额标准的采购项目，纳入学校统一采购管理，按校采购与招投标管理中心的要求依法依规组织实施。
（二）预算金额未达到学校采购限额标准的项目，图书馆根据文献资源类型和采购规模，采用单一来源、比选、询价采购等方式进行。
1.单一来源。是指采购单位向单一供应商直接购买的采购方式，包括行业集团采购（含中国高等教育文献保障系统（CALIS）或全国高校数字资源联盟(DRAA)、上海地区高校组团采购等）组织的集团采购。
有行业集团定价的数字化文献，按照行业集团组团价格执行采购；如果同时有两个及以上价格方案，选择价格低的方案执行。
无行业集团定价的单一来源数字化文献或其他单一来源的文献，采购小组负责组织进行谈判。
2. 比选。是指采购人通过组建比选小组与符合条件的供应商就采购项目进行比选，供应商按照比选文件的要求提交响应文件和报价，采购人从比选小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。
3. 询价（网上竞价）。询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。
（三）采购小组负责审批采购项目申请，根据采购的不同方式，组织谈判小组与供应商磋商谈判，谈判内容主要涉及价格、到货时间、售后服务等；做好与采购项目相关的会议纪要、小组成员签字等工作。
（四）文献资源采购过程中，严格遵守学校的规章制度和管理规范，采购过程实行双人以上操作。
第十二条 采购工作相关人员要严格遵守《采购工作廉政规定》（校采〔2019〕2号）的有关规定。
第十三条 图书馆与中标的文献资源供应商、代理商，依据《中华人民共和国合同法》和《华东理工大学合同管理办法》（校发〔2020〕2号）签订采购合同，同时签订廉洁协议书。实质性条款内容必须与确定的采购文件、谈判记录等内容相一致。
第十四条 采购部门须根据采购合同在规定的期限内按照学校财务管理规定进行采购资金的支付或报销。及时对采购的文献资源办理验收、入库或开通等手续。需要纳入固定资产管理的由采购部门在做好资产登记后，办公室再予以经费结算或核销。
第十五条 对文献资源的数量、质量或技术指标达不到采购约定或合同要求的，采购单位应及时取证并邀请供应商共同到场，依照约定或合同解决；双方有争议的要进行协商，协商未果的，通过法律途径解决。
第五章 附则
第十六条 本办法未尽事宜按学校采购与招投标管理办法相关条例执行。
第十七条 本办法自公布之日起实施。原《华东理工大学图书馆文献资源采购工作管理办法（试行）》（图内字〔2016〕20号）同时废止。
华东理工大学图书馆
2021年3月9日